"Auf mehr Bürokratie kann man eigentlich nur mit Hilfe guter Software
reagieren" - ein positiver DMP-Anwenderbericht

Herbst 2004. Die Disease-Management-Programme (DMP) sind nicht nur aus gesundheitspolitischen Gründen umstritten - die Vertragsärzte haben bei der Erfassung der Patientendaten für die Dokumentationen auch kräftig Lehrgeld gezahlt. Vor allem die Fehler in den Dokumentationsbögen und das Chaos in einigen Datenstellen haben zu Beginn kräftig Sand ins Praxisgetriebe gestreut. Mittlerweile laufen DMP an vielen Stellen ohne große Reibungsverluste - auch dank der Software-Hilfen. Ein Erfahrungsbericht eines Allgemeinarztes aus Frankfurt.

Von Dr. Reiner Goltermann

Herbst 2003, Montag früh in der Praxis: Post aus Idstein von der DMP-Datenstelle: "Leider sind einige wichtige Angaben in den Dokumentationsdaten nicht eindeutig. Bitte ergänzen Sie die Daten, und senden Sie uns die korrigierten Dokumentationsbögen mit neuer Unterschrift sowie Patientenunterschrift an uns zurück." Und: "Wir möchten darauf hinweisen, daß nur vollständige und plausible Dokumentationsbögen vergütet werden."

"Bitte erstellen Sie in 23 Fällen eine neue Erstdokumentation!"

Fax vom 4.11.2003: DMP-Reklamationsliste: 7 Fälle: "Frist für Unterschrift und Disketten-Versand bis 10.11.2003. Nacherfaßte Bögen werden nicht ausgedruckt und können nicht per E-Mail verschickt werden. Müssen auf Diskette geschickt werden…" und: "Wie im Schreiben der Verbände der Krankenkassen festgestellt, bitten wir Sie für die nachfolgend aufgeführten 23 Dokumentationen eine neue Erstdokumentation zu erstellen."
Wer kennt nicht diese Meldungen? Alarmstufe rot! Eine Helferin zieht sich aus der Sprechstunden-Tätigkeit zurück und ruft die aufgrund der hohen Fehlerquote stark frequentierte Hotline in Idstein an.
Die teilweise kryptisch formulierten Fehlermeldungen der KBV-Prüfsoftware für elektronische Dokumentation sind selbst mit abgeschlossenem Hochschulstudium nicht zu verstehen. Zwei Ärzte und die Helferin rätseln über den Formulierungen: "XML-Fehler (F/57) ist kein gültiger 'Datumsangabe' Wert.
Element '/levelone/clinical_document_header/patient/local_header/>>
sciphoxssu/GesetzlicheKrankenversicherung/BisDatumderGueltigkeit'."
Besonders gut gefiel mir die folgende Meldung: "XML-Fehler (F/51)
Der Wert gehört nicht zu dem zulässigen Wertebereich '[00, 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09]'...".
In unserem Wartezimmer wird es derweil unruhig. Der Stau an der Anmeldung wird länger. Frau M. von der Hotline ist sehr bemüht, erklärt aber, sie könne die KBV-Meldung auch nicht sofort nachvollziehen. Sie werde sich aber darum kümmern und uns zurückrufen.
So wurde die vom Hersteller MDMS - DMP-Kooperationspartner der CompuGROUP - im Herbst 2003 angepriesene Software DMPAssist, die eigentlich zur Hilfe gedacht war, nun zur eigentlichen "Disease", und deren "Management" brachte den Praxisablauf mehr als einmal zum Erliegen.
Die nachfolgenden Ereignisse zeigen, daß Software-Hersteller lernfähig sind: Im Frühjahr 2004 kam es - auch dank erfolgreicher Interventionen des Hausärzteverbandes - zu einer kompletten Übernahme der Software-Entwicklung von DMP-Assist und des Unternehmens MDMS durch die CompuGROUP. Die Mißstände wurden schnell abgestellt. Eine Neuprogrammierung der Software mit Einführung der neuen Formulare im Juli 2004 machte diese sicher netzwerkfähig und sehr verläßlich. Eine Anbindung an den Praxistimer, ein universelles Terminsystem, erleichtert uns heute die Terminvergabe für DMP-Patienten kolossal.

Die Wünsche von Anwendern wurden schnell realisiert

80 Prozent unserer Wünsche zur vereinfachten Bedienung und verbesserten Darstellung wurden binnen vier Wochen realisiert. Wir haben nun ein völlig neues Programm (Version 3.04) zur Verfügung, das eine gut funktionierende Datenübergabe zu den Programmen Albis, David, M1, Arcos, Dorsymed, Onmed, Sysmed, MEDISTAR und TurboMed bietet. Beim Einsatz von M1 profitiert DMP-Assist von der Nutzung einer gemeinsamen Oracle-Datenbank mit dem Praxistimer-Terminsystem, so daß komplizierte Datenübergaben zwischen den Systemen entfallen. Ein einmal vergebener Termin steht automatisch auch im Terminsystem und in der Praxis-EDV M1.
Software soll helfen, die Arbeit zu verringern und die Abläufe zu straffen. Mit der neuen Software füllen wir wieder gern und ganz rasch DMP-Bögen aus, seit Oktober nun auch die "KHK-Bögen". Als nächstes folgt Brustkrebs. Die Menüführung ist für alle DMPBereiche gleich.
Alle Bögen verlassen die Praxis auf Plausibilität geprüft und daher fehlerfrei. Die automatische Plausibilitätsprüfung zeigt Fehler farbig hinterlegt an. Die Erreichbarkeit der Hotline wurde dramatisch verbessert durch Integration in die normale Hotline der Praxisverwaltungssysteme. Es gibt keine Staus mehr am Telefon oder wegen unverständlicher Fehlermeldungen, die drei Monate später zurückkommen.

Neue patientenbezogene Werte (HbA1c, Gewicht, Cholesterin, LDL - und neuerdings auch Kreatinin) werden von der Praxis-EDV übergeben. Sämtliche Daten werden in einer Datenbank gespeichert.
Eine Wiedervorstellungsliste kann für den aktuellen Monat alle Fälle selektieren, die für diesen Monat vorgemerkt wurden. Sie zeigt mögliche Bestellfristen unter den drei Gesichtspunkten: frühester Termin zwei Monate nach vorangegangener Dokumentation, spätester Termin vier Monate nach vorangegangener Dokumentation und nächster Termin im nächsten (übernächsten) Quartal.
Eine Übersichtsliste in der Software zeigt den Bearbeitungsstand der einzelnen Dokumentationen. Wurde der Bogen von Patient M. schon versandt? Ist die XML-Datei fehlerfrei? Für Rückfragen kann hier auch nach DMP-Fallnummer, Unterschriftsdatum oder völlig frei selektiert werden.
Bevor wir nun die Daten verschlüsselt per E-Mail versenden, werden noch nicht versandte Datensätze hinsichtlich der Einhaltung des XML-Formats und der Inhalte (Plausibilität) durch das KBV-Prüfmodul geprüft. Neu ist auch ein Versandarchiv, in dem alle versandten Dateien der einzelnen Praxis unverschlüsselt gespeichert werden. Auch das macht Rückfragen leicht beantwortbar.
Auch das Wiederholen von Sendungen per verschlüsselter Mail oder Diskette ist kein Problem mehr.

Bürokratiebedingte Wartezeiten kommen nicht mehr vor

Die DMP-Software ist heute ein unverzichtbares Instrument für uns. Bürokratie kann man heutzutage eigentlich nur noch mit guter Software begegnen. Die Arbeit mit dem neuen Modul geht fast wie nebenbei rasch und problemlos. Unsere Patienten sind mit dem Ausdruck ihrer Werte, den grafischen Darstellungen im Zeitverlauf und unserer neuen Schnelligkeit ganz begeistert. Sie sind wieder zufrieden und beklagen keine bürokratiebedingten Wartezeiten mehr. Und die Arzthelferinnen haben wieder Zeit, sich um die Patienten zu kümmern.

Dr. Reiner Goltermann ist als Facharzt für Allgemeinmedizin in Frankfurt am Main niedergelassen.